Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d)

Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d)

Location: Wiesbaden

Wir suchen ab sofort für unseren Standort Wiesbaden einen Mitarbeiter (m/ w/d) Office Technology & Vertragsmanagement in Vollzeit mit Teilzeitoption.

STELLENPROFIL 

Der/Die Office Technology & Vertragsmanagement-Mitarbeiter/in verantwortet die digitale Infrastruktur, IT-Systeme, das Vertragsportfolio und die Lieferantenbeziehungen der deutschen Investec Advisory. Die Stelle verbindet klassische Bürokompetenz mit IT-Fachwissen und stellt sicher, dass digitale Arbeitsabläufe, Tools und Beschaffungsprozesse für ein professionelles M&A-Beratungsumfeld optimiert sind. Die Stelle arbeitet eng mit dem/der Office Operations Manager/in zusammen, um eine vollständige gegenseitige Vertretung sicherzustellen.

1. KERNAUFGABEN

Aufgabe / Kompetenz

IT-Management & Infrastruktur

• Hardware-Verwaltung: Laptops, Drucker, Smartphones — Beschaffung, Inventar, Lebenszyklusmanagement (gemeinsam mit IT-Verantwortlichem)
• Softwarelizenzmanagement: Beschaffung, Vertragslaufzeiten, Kostenzuordnung
• First-Level-Support: eigenständige Behebung technischer Alltagsprobleme
• Koordination externer IT-Dienstleister und Support-Teams
• Schnittstelle zu Investec IT Bereichen (Nutzerkonten, Zugänge zu Investec Inhalten etc.)
• Microsoft 365 / Windows-Administration: Nutzerkonten, E-Mail-Adressen, Freigaben, Berechtigungen
• Datenschutz & IT-Sicherheit: DSGVO-konformer Umgang mit Daten, Zugriffskontrollen, Geräte-Policies

IT-On-/Offboarding

• Einrichtung von Arbeitsplätzen, Nutzerkonten, E-Mail-Adressen und Zugriffsrechten für neue Mitarbeitende
• Offboarding: Deaktivierung von Accounts, Rückgabe von Geräten, Datensicherung und -übergabe
• Hinweis: HR-seitiges On-/Offboarding (Verträge, Begrüßung) liegt beim Office Operations Manager

Digitaler Arbeitsplatz & Prozessoptimierung

• Implementierung und Pflege digitaler Office-Tools (Kollaborationsplattformen, Dokumentenmanagement)
• Identifikation und Integration von KI-Lösungen in bestehende Arbeitsabläufe
• Optimierung digitaler Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Deal-Teams
• Dokumentation von IT-Prozessen, Tool-Leitfäden und Einarbeitungsmaterialien
• Tracking und Reporting von IT-Kosten und Tool-Nutzung an das Management

Vertragsmanagement & Einkauf

• Management des Einkaufs: Versicherungen, Mobilfunkverträge, Raumpflege, IT-Services, Datenbanken, Mietverträge
• Regelmäßige Überprüfung und Optimierung bestehender Vertragsbeziehungen und Konditionen inklusive Ausschreibungen und Benchmarking bei wesentlichen Verträgen — Kosteneinsparungsvorschläge an Management
• Vertragsregister: Pflege einer zentralen Übersicht aller aktiven Verträge, Kündigungsfristen und Kosten
• Rechnungskontrolle in Abstimmung mit Finance & Buchhaltung
• Koordination mit Investec-Gruppeneinheiten zu geteilten Lieferantenverträgen und Einkaufsrichtlinien

2. TOOLS & SYSTEME 

Aufgabe / Kompetenz

• Microsoft 365 / Windows: fortgeschrittene Kenntnisse — Admin-Funktionen, Nutzerverwaltung, Fehlerbehebung
• MS-Office-Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
• Cloud-Dienste und Kollaborationstools: SharePoint, Teams, OneDrive oder Äquivalente
• Online-Banking / Finance-Plattformen: Rechnungsfreigabe-Workflows (in Abstimmung mit Finance)
• Vertragsmanagement-Tool oder -Register (Excel-basiert oder dedizierte Plattform)
• Helpdesk- / Ticketsystem für IT-Support-Tracking (sofern vorhanden)
• KI-Tools: Kenntnisse aktueller KI-Produktivitätslösungen für Office-Workflows 

3. FACHLICHE KOMPETENZEN 

Kompetenz

• Fundierte Kenntnisse in Microsoft-Betriebssystemen und grundlegende Fehlerbehebung
• Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, Cloud-Diensten und Kollaborationstools
• Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement) mit ausgeprägten IT-Kenntnisse
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management mit IT-Bezug oder im IT-Support
• Grundkenntnisse Datenschutz (DSGVO): Pflichten eines Finanzdienstleistungsunternehmens
• Kenntnisse im Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie in Beschaffungsprozessen 

4. ARBEITSQUALITAET & ZUVERLAESSIGKEIT 

Kriterium

• Einhaltung von Fristen, Vorlagen und Zielvorgaben — insbesondere Vertragslaufzeiten und IT-Wartungsfenster
• Strukturierte Arbeitsweise: klare Dokumentation und Pflege von Registern und Prozessen
• Zuverlässigkeit, Seriosität und Diskretion —— im Umgang mit sensiblen Vertrags-, Finanz-, HR- und Zugangsdaten
• Ruhe und Effizienz unter Zeitdruck (z.B. akute IT-Störungen, fristgebundene Beschaffung)
• Proaktive Identifikation von Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungspotenzialen

5. PERSOENLICHE KOMPETENZEN 

Kompetenz

• Ausgeprägte Kommunikationsstärke: mündlich und schriftlich auf Deutsch und Englisch
• Verhandlungssicheres Englisch (Wort und Schrift) — erforderlich für Gruppenkoordination und Lieferantenkommunikation
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Multitasking: Ruhe bei hohem Arbeitsaufkommen bewahren
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit: Eigenverantwortung für kritische Infrastruktur
• Analytische Neugierde: Ursachen erkennen, nicht nur Symptome beheben
• Verständnis der eigenen Rolle im Team und in der Investec-Gruppenstruktur

Gegenseitige Vertretung

Diese Stelle übernimmt die Vertretung des/der Office Operations Manager/in bei Abwesenheit. Grundkenntnisse der Terminplanung, Reisebuchungsprozesse, HR-Dokumentvorlagen und Spesenweiterleitungswege werden erwartet. Eine gegenseitige Einarbeitung ist Teil des Onboardings. 

Über Investec Advisory:

Investec ist eine börsennotierte Investmentbank und Vermögensverwalter.In Deutschland sind mehr als 20 M&A-Professionals in spezialisierten Sektorteams für unsere Mandanten aktiv. Vom Mittelstand über Unternehmerfamilien bis zu Private-Equity-Investoren begleiten wir in Deutschland und der DACH-Region Verkauf, Zukauf, Nachfolge und Finanzierung – als Teil eines globalen Netzwerks von über 300 Beraterinnen und Beratern mit Niederlassungen in Kontinentaleuropa, Großbritannien, Südafrika, Asien-Pazifik und den USA.

Wir bieten ambitionierten Fachleuten wie dir die Möglichkeit, sich in unserem vielversprechenden internationalen Unternehmen weiterzuentwickeln, sich zu spezialisieren und deine technischen Fähigkeiten zu stärken. 

Bereit für den nächsten Karriereschritt? Wir freuen uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (aussagekräftiges Anschreiben, Lebenslauf und Referenzen) ,inkl. Angabe des frühstmöglichen Eintrittstermins per E-Mail an Thorsten Gladiator unter [email protected]